Acerca de

El propósito de este reglamento es asegurar un ambiente justo, organizado y seguro para todos los expositores y asistentes. Al participar en el evento, el expositor acepta los siguientes términos y condiciones para la Convención Tsunami. La presente aplica a la edición de Convención Tsunami correspondiente a la sede y fecha estipuladas (que el expositor eligió) al momento de hacer la inscripción, reservación o contratación del servicio.
 

1 RESERVACIÓN DEL ESPACIO

La reserva de su espacio se considerará formalizada y confirmada tras la recepción del 30% del pago total correspondiente.
 

Al realizarel pago de su reservación, usted acepta y se adhiere a los siguientes términos y condiciones para la Convención Tsunami con respecto a la fecha y sede contratada.

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Los depósitos efectuados a través de intermediarios en cuentas distintas a la coordinación con clabe terminación 4423 o cuenta santander terminacion 944-2 no se garantiza que serán reconocidos o aceptados para confirmar su espacio.

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2 MONTAJE Y DESMONTAJE

• El montaje de su stand debe realizarse dentro del horario establecido en el área designada, dicha información será comunicado por la organización con anticipación.

• Área de montaje (caseta de seguridad): C. 60 299 E, Zona Industrial, 97110 Mérida, Yuc.

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• Evite introducir productos, mobiliario o lo que requiera por puertas de acceso público puesto a que le negarán el acceso.

• Favor de armar su planificación en el horario establecido, de lo contrario pudiera negarse el acceso por parte del recinto, favor de tomar sus precauciones.

• Los vehículos no deben permanecer mas de 15 minutos en el área de carga y descarga (pasando la caseta de seguridad), una vez que baje su mercancía favor de pasar el vehículo a algún estacionamiento aledaño.

• Horarios tentativos de montaje:
  -Viernes previo al evento de 5:30PM hasta las 9:00PM
  -Sábado del día del evento el acceso para expositores será a partir de las 8:00am, 
  El límite horario para la permanencia de cualquier miembro del personal en el salón es como máximo a las 10:00 p.m., pasada esta hora  la seguridad se procederá a retirar gente.
  Domingo del día del evento el acceso para expositores, proveedores y patrocinadores será apartir de las 9:30am,

*Considere estos horarios para su planificación ya que el acceso previo no está garantizado.

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• Desmontaje: El desmontaje de mobiliario, mercancía o cualquier objeto deberá  realizarse al finalizar el evento, es decir, cuando ya se halla cerrado las puertas al público. El expositor se compromete a dejar el área de su espacio completamente libre de basura, cajas o cualquier otro material.

• La coordinación no se hace resposable de objetos olvidados o perdidos.

• Horarios de evento para el acceso de público en general
  Sábado 11:00am a 9:00pm -  Domingo 11:00am a 9:00pm

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****Los horarios podrían estar sujetos a modificaciones por razones operativas, por favor, confirme la versión final con la coordinación o asesor.

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3 STANDS Y USO DEL ESPACIO

Se solicita no exceder las medidas del espacio asignado, asegúrese de que todo su montaje y exhibición se ajuste a las dimensiones exactas del espacio que ha contratado.

Se prohíbe la colocación de objetos que obstruyan los pasillos y áreas designadas como uso común. En caso de detectarse dicha obstrucción, la coordinación del evento notificará al responsable. La reincidencia o la invasión grave de estas áreas otorga al Comité Organizador la potestad de retirar al infractor del evento sin lugar a compensación ni reembolso de la tarifa de inscripción.

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Se prohíbe clavar, perforar o dañar de cualquier manera el mobiliario, estructuras de octanorm o cualquier equipo o instalaciones del recinto, cualquier daño generaría costo de las reparaciones.

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Mobiliario: Especificaciones y Limitantes
 

El mobiliario proporcionado tiene un límite de resistencia de 80 kilos. Es responsabilidad del expositor y sus acompañantes hacer uso adecuado del mismo. No se permite balancearse o subirse sobre las sillas o mesas ni exceder la capacidad de carga. En caso de requerir mobiliario reforzado o que soporte mayor peso el expositor deberá proveerlo por su cuenta bajo su responsabilidad

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4 VENTA DE PRODUCTOS

• Productos Autorizados: La venta se limitará a los productos y servicios que fueron previamente listados y aprobados durante el proceso de inscripción.Ssolicitamos a los expositores que notifiquen al comité organizador sobre cualquier producto, material o servicio nuevo que planeen exhibir y/o vender y que no haya sido incluido en su registro inicial.

• Los expositores que deseen exhibir o vender productos que no hayan sido previamente autorizados deberán notificar al Comité Organizador con un mínimo de 15 días naturales antes del inicio del evento para su aprobación. El Comité Organizador se reserva el derecho de no autorizar la venta de productos cuya notificación se realice después de la fecha de inscripción.

• Queda estrictamente prohibida la venta de bebidas embotelladas ya sea que se trate de agua purificada, agua purificada saborizada, agua mineral o refrescos, a excepción de importados asiáticos como Ramune, Calpis, Pocari Sweat, entre otros, si va a manejar bebidas favor de consultar con asesor si está permitida su venta.

• Derecho de Prohibición: El Comité Organizador se reserva el derecho de prohibir la venta o exhibición de cualquier producto o artículo que no haya sido previamente autorizado. Agradeceremos su colaboración para evitar la necesidad de ejercer este derecho

• Alimentos y bebidas: deberá reportar todos y cada uno de los productos a manejar al momento de la inscripción ya que existen restricciones en el giro.

• En cumplimiento de las normativas de protección civil, el uso de tanques de gas está rigurosamente prohibido.
   

5 CONDUCTA EXPOSITOR

Se espera que el expositor mantenga una conducta profesional y respetuosa en todo momento con el personal del evento, otros expositores y con los asistentes. No se tolerará ningún tipo de acoso o falta de respeto.

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En casos de violencia u otros comportamientos considerados inapropiados, la organización se reserva el derecho de retirar a la persona, ya sea expositor o miembro del público en general, de las instalaciones.
 

6 LIMPIEZA

Por seguridad no se hará limpieza dentro de su stand pero si en las áreas comunes salvo expreso algún percance solicitado por el expositor como un derrame grande. La basura favor de meterla en una bolsa y sacarla fuera de su stand al finalizar el día para que el servicio de limpieza recolecte.

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7 ELECTRICIDAD Y TARIFAS EXTRA
 

En la contratación del stand de octanorm de 3x3 metros incluye una toma de corriente doble de 110V. Esta conexión estándar está diseñada para operar un rango de consumo de 5 A a 10 A (amperios) y es apta para uso doméstico o equipos de bajo consumo.

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Costo Adicional por Equipos con Resistencia Eléctrica

Los equipos que operan con resistencia eléctrica o que sobrepasen el amperaje permitido por el centro de Convenciones Siglo XXI generan un cargo adicional por derecho de suministro de alto consumo de energía eléctrica que será de $600.00 MXN. *Favor de confirmar la información con la coordinación o su asesor.

Si durante el evento se detecta el uso de equipos sujetos a costo adicional que no hayan sido reportados previamente por el expositor, la organización procederá al cobro inmediato. El pago de este cargo será obligatorio siendo que las conexiones solicitadas el mismo día del evento tendrán un costo de $800.00 MXN.​
 

Requisitos para Alto Consumo o Maquinaria Industrial:

Si requiere operar con maquinaria industrial o equipos con un consumo superior a 10A, es obligatorio notificar con antelación e indicar el voltaje  específico de cada uno de su(s) equipo(s) de manera detallada con cuando menos diez días naturales previos a la fecha del montaje del evento contratado para hacer la contratación de instalación de conexión especial de acuerdo al amperaje que requiera para así evitar fallas en el suministro eléctrico.

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Por regla general, un circuito de 10A puede manejar un total de hasta 1,200W, 15A 1800W y uno de 20A hasta 2,400W. Para un uso continuo y no sobrecargar la linea se recomienda no superar el 80% de la capacidad del circuito.

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Servicio de Conexión Especial:

Se requiere una instalación eléctrica especial con cableado de mayor calibre, diseñada para soportar el amperaje necesario de acuerdo a los aparatos eléctricos de alto consumo que ocupará. Este servicio tiene un costo adicional de $650.00 MXN, el cual garantiza un suministro de corriente estable y protege sus equipos de fallas o bajo voltaje.

 

Cualquier daño a la infraestructura eléctrica derivado del uso inadecuado o sobrecarga será facturado como compensación al Expositor responsable.

 

Rotulación
​En caso de rotular el stand con vinil y que el proveedor respectivo no proceda a retirar dicho vinil al finalizar el evento, el expositor será responsable de cubrir los costos de limpieza adicionales. Este cargo será de $200.00 MXN por cada panel.

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Uso y entrega de áreas de cocinas

En caso de solicitar área en cocinas y estén disponibles se le entregan en óptimas condiciones de limpieza. El expositor que haga uso de estas áreas debe asegurarse de entregarlas al encargado en las mismas condiciones en que las recibió. En caso de no cumplir con esta normativa de limpieza, se aplicará una tarifa extra por concepto de cargos de limpieza del área.

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8. SEGURIDAD:

Ante robos: Cada participante es responsable de los objetos y materiales que utilice en su área. El evento organizador no se hace responsable por pérdidas, ya sean parciales o totales, de objetos u otros utilizados en su espacio.
Recomendaciones: equipo como laptops y proyectores multimedia y equipos similares o dinero favor de llevarlos consigo y no dejarlos en su lugar.

 

Seguridad física: Cualquier incidente o desperfecto físico ocurrido dentro del stand o áreas comunes deberá ser reportado de manera inmediata al personal de seguridad  para levantar la bitácora correspondiente y activar los servicios de emergencia. Los elementos de seguridad ubicados de manera fija son  entrada del salón, salida y área de carga y descarga (portan playeras de color naranja con la leyenda de huskys).
 

El staff ubicado de manera fija en la entrada y salida del evento, área de escenario e invitados pueden apoyarle como enlace para localizar a seguridad y agilizar el reporte.

Deslinde de Responsabilidades

La organización queda exenta de toda responsabilidad por lesiones derivadas derivadas del mal uso del mobiliario, exceso de carga o negligencia del expositor  o por no seguir las indicaciones del personal de seguridad.

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La organización no se hace responsable por lesiones reportadas de manera extemporánea (una vez finalizado el evento o el día de la incidencia).

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9 RESPONSABILIDAD

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El expositor es el único responsable de cualquier daño causado al stand o al espacio asignado durante la celebración del evento.

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Se espera que los expositores mantengan un comportamiento profesional y respetuoso con los demás participantes y visitantes. Además, cada expositor es responsable directo de la conducta de su propio personal.

El Expositor debe asegurar su stand y bienes por cuenta propia.

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Cualquier daño causado al espacio, instalaciones, estructuras, mobiliario o propiedad ya sea accidental o intencional durante el montaje, el evento o desmontaje será evaluado y corresponderá cubrir el costo de las reparaciones al  expositor responsable o titular de la contratación.

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Exclusiones: La coordinación no se hace responsable por daños o pérdidas a la mercancía, mobiliario o equipo propiedad del Expositor, cualquiera que sea la causa (robo, vandalismo, abandono de su mercancía en las instalaciones, incendio, caídas de tensión -brownouts-), fallas de suministro eléctrico o sobrecargas eléctricas por cualquier motivo, entre otros). ​​
 

10 INCUMPLIMIENTO DE PAGO

El pago total y la liquidación del costo del espacio deben ser completados a más tardar 10 días naturales antes de la fecha de inicio del evento.

Si el pago no se recibe en este plazo, la organización se reserva el derecho de reasignar el lugar que le fue asignado previamente, sin previo aviso o se libera de compromiso del servicio con todas las condiciones pautadas. Esta medida es necesaria para poder garantizar la logística del evento y asignar espacios a expositores en lista de espera de manera oportuna.
 

11.  MODIFICACIONES DEL CROQUIS

Con el fin de garantizar la mejor distribución posible, la coordinación del evento podrá realizar ajustes al croquis de la exposición, incluyendo la reubicación de stands y áreas comunes, sin necesidad de notificación anticipada. Si bien nos reservamos este derecho, Nos esforzaremos por comunicar cualquier alteración significativa con la mayor antelación posible.

 

Para los espacios compartidos, no es posible garantizar la elección de una ubicación específica. Si bien su asesor considerará su solicitud, la ubicación final no está asegurada.

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12 POLÍTICAS DE CANCELACIÓN 

Al realizar su pago, usted acepta y se adhiere a los siguientes términos y condiciones para la Convención Tsunami con respecto a la fecha y sede que usted haya contratado;

a) Cancelación por Parte del Participante

Todos los pagos realizados para la inscripción como exponente y/o renta de espacio son definitivos . No se realizarán reembolsos ni devoluciones bajo ninguna circunstancia, incluyendo causas de fuerza mayor, problemas personales o cancelación unilateral por parte del participante, tampoco podrán respetarse para eventos futuros en la misma u otras sedes. Este cargo nos ayuda a cubrir los costos administrativos y operativos, así como la pérdida de oportunidades de venta que se generan por una cancelación.

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b) Cancelación por Parte de la Expo: Convención Tsunami se reserva el derecho de cancelar o cambiar la fecha del evento por razones imprevistas. -En caso de cancelación, la fecha del evento se reprogramará respetando el pago total realizado.
 

Derecho de Admisión y Servicio

Si la cancelación por parte del expositor afecta los gastos administrativos de la organización, nos reservamos el derecho de admisión y servicio para futuras contrataciones a su nombre, ya sea que la solicitud y contratación provenga directamente de usted o a través de un intermediario. Esta es una decisión interna que la organización toma para proteger sus intereses comerciales y su continuidad operativa.
 

Aceptación de Términos: al efectuar su pago (ya sea anticipo de reservación o demás pagos/depósitos correspondientes a la renta de espacio) confirma que usted ha leído y acepta en su totalidad los términos y condiciones de la política de cancelación y reembolso así como a todas las políticas y normativas expuestas.

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

La parte receptora se compromete a no revelar, publicar ni compartir la información con terceros.

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Muchas gracias por su preferencia.